A partir do momento que o período projetado no orçamento anual começa, temos também o início de uma fase decisiva para o atingimento e superação das metas:
Acompanhamento orçado x real e suas providências.
Temos observado que o monitoramento muitas vezes gera poucos resultados, devido a vários motivos. Saiba quais são as principais causas e sugestões :
1 – A elaboração do orçamento
Se não envolver os colaboradores mais importantes, para realizar o controle e influência sobre as metas, o fluxo não funciona corretamente. Quem está nas ações práticas do dia a dia saberá sugerir o melhor caminho.
Durante a execução do orçamento, pode ocorrer duas situações ruins:
. O responsável direto ou Xerife de determinada meta não se sente comprometido e nem valorizado, porque não participou da definição e terá que colocar em prática mesmo assim.
. Se direcionar um Xerife para responder pela meta, mas ele não ser o colaborador ideal, o que causa perda de sinergia.
2 – Falhas não corrigidas
Na construção do orçamento anual podem ocorrer erros ou fatos posteriores que distorceram as ações para bater as metas.
Neste caso, é essencial revisar o orçamento e oficializá-lo para fins de comparação com o real.
3 – A geração de informações periódicas
Se não respeitar datas combinadas o fechamento acaba por não ocorrer na data combinada, prejudicando a geração de providências para recuperação ou superação da meta.
A maior parte das empresas pratica o comparativo mensal, normalmente no inicio do mês seguinte.
4 – A periodicidade de comparação orçado x real
Em geral é mensal, o que consideramos muito longo, pois o mês em análise já teerminou.
Julgamos e praticamos o acompanhamento semanal ou quinzenal, pois o mesmo permitirá ações de correção mais rápidas, possibilitando salvar o mês em termos de metas.
Caso o fechamento completo orçado x real não seja possível, trabalhar com indicadores é plenamente viável.
5 – A discussões de providências
O respectivo follow up tendem a ser superficiais pelos seguintes motivos :
. Define-se e Acompanha-se o resultado das vendas , e não as ações necessárias sobre as tarefas de contatos, visitas, propostas que são geradoras de resultados.
. Os folow up´s sobre as ações de correção não são executados com rigidez, seja por indefinição clara do que deve ser feito, de Xerife, prazo, é preciso ter disciplina e clareza no processo.
É nesta fase que a empresa ganha o jogo de obter o melhor resultado possível, por isso reforçamos que trabalhar monitorando o orçamento é na verdade uma Gestão Orçamentária, capaz de envolver e motivar a todos em busca do mesmo objetivo.
Não desperdice a época ideal para implantar ou aperfeiçoar esta decisiva ferramenta de gestão empresarial.
Estou disponível para tirar dúvida, basta deixá-las nos comentários.